一、為加強本公司資料、檔案工作，特制定本制度。
    二、公司辦公室統(tǒng)一負責管理公司的資料、檔案工作。
    三、公司各部門應指定專(兼)職人員負責管理，收集本部門的文件、資料，并保持相對穩(wěn)定，專(兼)職人員工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
    四、資料歸檔范圍
    1、上級部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
    2、本公司正式發(fā)文及與有關(guān)部門來往的文書。
    3、本公司的請示與上級部門的批復。
    4、反映本公司主要活動的各種計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報、報道。
    5、本公司與外單位簽訂的各種合同，協(xié)議等文件資料。
    6、本公司所完成的工程任務的招投標文件、中標通知書、合同書、責任狀、工程設(shè)計、工程量清單、變更請示及批復、質(zhì)檢驗收及竣工報告、驗收鑒定書等，以及工程有關(guān)剪報、照片、錄音、錄像等。
    7、本公司所購機械設(shè)備、財產(chǎn)清單、說明書、履歷等。
    8、本公司關(guān)于管理者任免文件及員工獎勵處分材料。
    9、本公司員工勞務合同、考勤管理、工資、福利等方面的材料。
    10、本公司股東會、董事會有關(guān)決議及會議紀要、會議記錄。
    五、各部門都要建立健全平時歸卷制度，對處理完畢或批復的文件材料，統(tǒng)一交由專 (兼)職經(jīng)辦人員集中保管。
    六、各部門除應平時及時將文件、資料交公司辦公室外，最遲于每年三月底前將上年的所有文件、資料、移交公司辦公室。
    七、公司辦公室與各部門的文件、資料、移送、接交應辦理有關(guān)手續(xù)，明確責任。
    八、公司檔案室應按有關(guān)統(tǒng)一立卷歸檔規(guī)范要求，按年、部門、內(nèi)容分類進行整理歸檔，保持文件、材料的齊全完整和隨時可查性。
    九、公司檔案室的文件、材料要注意安全和保密，未經(jīng)公司董事長領(lǐng)導批準，不準翻看、抄錄、復印、帶走，確因工作需要，經(jīng)過批準的要有詳細登記，并辦理有關(guān)手續(xù)。
    十、多余重復過時和無保存價值的文件、材料，檔案室要定期(按年)清理
    造冊，并經(jīng)總經(jīng)理審核批準后，在公司經(jīng)營部最少二人的監(jiān)督下進行銷毀。